立替経費精算 実態調査結果「店舗責任者の3割が立替経費に不満を抱く」

　

　株式会社マネーフォワード（本社：東京都港区、代表取締役社長CEO：辻庸介）のSaaS基盤を活用したFintechサービス『マネーフォワード Pay for Business』は、サービス業における複数店舗事業者の店舗責任者118名を対象に「立替経費精算に関する実態調査」を実施しました。

 

　調査の結果、立替経費精算を実施している店舗が全体の61.0%を占め、その中でも34.7%が立替に対して不満を感じており、41.2%が立替金の自己負担を経験していることが判明しました。特に「立替後の精算申請フローが煩雑」「私用分と立替分の明細が混在して分かりづらい」という声が目立ち、また約2割が精算に1時間以上を費やしていることが明らかになりました。人員不足や複数店舗運営による業務量増加が進む中で、立替経費精算が店舗責任者の業務負担を増大させている実態が浮き彫りとなっています。​​​​​​​​​​​​​​​​

＊立替経費とは、事務用品の購入や交通費など、本来会社負担となる経費を一時的に従業員が負担し支払った経費のことを指します。

 

■調査概要

調査名：立替経費精算に関する実態調査

調査方法：電話インタビュー、訪問インタビュー、Googleフォームアンケート

調査地域：全国

調査対象：サービス業を中心とした企業の店舗責任者118名（ホテル、飲食店、ヘアサロン、学習塾、アパレル、不動産など）

期間：2024年11月6日〜2024年12月6日

調査企画：株式会社マネーフォワード

 

■調査結果概観

・立替経費に関して3人に1人が不満を抱えており、「精算申請フローの煩雑さ」や「明細の混在」が主な要因として挙げられている

・4割以上（41.2%）が立替金の自己負担を経験しており、金銭的な負担が従業員の不満に繋がっている

・約2割の店舗責任者が立替精算に1時間以上を費やすなど、人員不足や複数店舗運営が求められる中で、経費精算が業務負担を増大させている​​​​​​​​​​​​​​​​

 

■調査の背景

　2019年4月より企業の働き方改革が進む中で、従業員の業務負担を軽減し、働きやすい環境を整えることが求められています。そこで弊社は、立替経費が従業員に与える影響を明らかにし、より良い解決策を提供するために、サービス業を中心とした企業の店舗責任者を務める118名に「立替経費精算に関する実態調査」を実施しました。

 

■調査の結果

6割以上の店舗が立替経費を実施。

店舗における立替経費の精算実施状況について調査した結果、約6割の店舗で立替経費精算が行われていることが明らかになりました。立替経費精算が店舗運営における一般的な実務として定着している実態が示されています。

 

約2割が立替経費精算に月1時間以上かけている。

　自費による立替精算にかかる時間について調査した結果、約8割の回答者は1時間未満で立替精算を完了できている一方で、約2割の回答者は1時間以上の時間を要していることが明らかになりました。特に5%近くの回答者が3時間以上を費やしており、一部で立替精算に関する負担軽減の余地があることが示されています。　

 

4割以上が自己負担を経験。

　自費で立て替えたものの、結局自己負担となった経験について調査した結果、約4割の回答者が立替金が最終的に自己負担となった経験を持っていることが明らかになりました。過半数は適切に精算ができている一方で、相当数の従業員が何らかの理由で立替金を回収できていない実態が浮き彫りとなっています。

 

3割が月間6件以上立替。

　1ヶ月あたりの立替件数について調査した結果、最も多かったのは『1～5件』で44件、次いで『6～15件』が12件、『16～30件』が7件、『31件以上』が1件という結果となりました。この結果から、過半数の回答者が月に5件以下の立替で済んでいる一方で、月に16件以上の頻繁な立替が必要となるケースも全体の約13%存在することが分かりました。特に6件以上の立替が必要な回答者が全体の約30%を占めており、立替業務が定期的な業務負担となっているケースも少なくないことが明らかです。

 

5万円を超える高額立替も2割超。

　月平均の立替金額について調査した結果、最も多かったのは『500円～1万円未満』で全体の37.1%を占めています。次いで『1～5万円未満』が33.9%、『5～10万円未満』が14.5%、『10～20万円未満』が14.5%という結果となりました。

　この結果から、立替の大半は1万円未満の比較的少額な支出であり、全体の約78%を占めていることが分かります。一方で、5万円以上の高額な立替も全体の約29%存在しており、従業員の金銭的負担が決して小さくないケースも見られることが明らかになりました。

 

3人に1人が立替経費に不満。

　自費による立替に対する不満経験について調査した結果、『はい』（不満を感じた経験がある）が34.7%、『いいえ』（不満を感じた経験がない）が65.3%という結果となりました。

　この結果から、約3分の2の回答者は立替に対して特に不満を感じていない一方で、約3分の1の回答者が何らかの不満を経験していることが明らかになりました。一定数の従業員が立替に関する課題を抱えている実態が示されています。

 

不満の主要因は「煩雑な精算フロー」と「明細管理」。

　調査結果によると、自費による立替に対する感じ方として最も多かったのは『立替後の精算申請フローが煩雑』で22件、次いで『個人のカードで支払うと、私用分と立替分の明細が混在しかかりづらい』が19件でした。

 

■調査員のコメント

今回の調査では、店舗の責任者様に焦点を当て、オンラインでのアンケート回収と営業中の店舗への訪問インタビューを実施しました。ピーク時を避けて訪問したにもかかわらず、各責任者様は極めて多忙な様子でした。特に、接客対応に加えて経費精算などの業務が重なると、業務負担が著しく増大する可能性が見受けられました。

 

■まとめ

　この結果から、立替精算に関する主な課題は、精算手続きの煩雑さと私用・業務用の経費の区分けの困難さにあることが分かります。

　同時に、即時対応が可能な点や現金管理の手間が省ける点については、利点として認識されていることも明らかになりました。実際、『小口現金を扱うよりは楽だと感じる』という回答もあり、現在小口現金を扱っている店舗が立替経費に切り替えるということも考えられます。

　しかし本調査で明らかになったように、立替経費に対する不満は多く、依然として解決策が満足なものとは言えません。現場責任者の立替経費・小口現金に関する手間や心理的負担はもちろんのこと、経理担当者・経営者も含め経理精算については未だ改善すべき点が多々あると言えます。

 

■マネーフォワード ビジネスカード　概要

　『マネーフォワード ビジネスカード』は、一取引あたり最大1億円※2の高額決済が可能な法人・個人事業主向けのビジネスカードです。利用明細のリアルタイム反映が可能、何枚でもカード発行できるため、従業員に配布し、経費支払にも利用できます。利用上限を設定できる「カードコントロール」機能も提供しています。『マネーフォワード クラウド』※3と連携し、取引データを取得し、スピーディな月次決算、経費精算を実現できます。

 

URL：https://biz.moneyforward.com/biz-pay/

※2 プリペイドカードの場合、事前審査に基づき登録された特定の加盟店における決済に限り、一取引当たり最大5,000万円の決済が可能になります。

※3 『マネーフォワード クラウド会計』、『マネーフォワード クラウド会計Plus』、『マネーフォワード クラウド確定申告』、『マネーフォワード クラウド経費』を指します。

 

■株式会社マネーフォワード　会社概要

名称　　：株式会社マネーフォワード

所在地　：東京都港区芝浦 3-1-21　msb Tamachi 田町ステーションタワーS 21F

代表者　：代表取締役社長CEO 辻庸介

設立　　：2012年5月

事業内容：PFMサービスおよびクラウドサービスの開発・提供

URL　　：https://corp.moneyforward.com/

主要サービス：

お金の見える化サービス『マネーフォワード ME』　https://moneyforward.com/me

バックオフィスSaaS『マネーフォワード クラウド』　https://biz.moneyforward.com

 

＊記載されている会社名および商品・製品・サービス名（ロゴマーク等を含む）は、各社の商標または各権利者の登録商標です。